Operations Associate

Overview

In dieser Rolle unterstützen Sie den reibungslosen Betrieb eines wachsenden Immobilienportfolios in London. Sie arbeiten eng in cross-funktionalen Abläufen an der Schnittstelle von Immobilien- und Facility-Management, Reparaturen, Beschaffungsprozessen und Tenant-Liaison. Sie tragen Verantwortung für Wartungsprogramme, Koordination von Auftragnehmern und präzise Dokumentation. Die Position bietet Vielfalt, Eigenverantwortung und die Gelegenheit, sichtbare operative Beiträge zu leisten und das Geschäft zu skalieren.

Responsibilities

• Koordination des täglichen Property- und Facilities-Managements eines gemischten Portfolios
• Aufbau und Überwachung von Wartungs-, Reparatur- und Präventivwartungsprogrammen
• Bearbeitung von Mieteranfragen und Problemlösung
• Management von Auftragnehmern, Lieferantenbeziehungen, Beschaffungen und Serviceverträgen
• Vor-Ort-Begehungen, Überwachung von Arbeiten und Nachverfolgung offener Punkte
• Pflege von Aufzeichnungen wie Wartungsplänen, Rechnungen und Zahlungsnachweisen
• Recherche von Anbietern und Empfehlung von Beschaffungsentscheidungen
• Aufbau und Pflege von Betriebs-Trackern, Handbüchern und Lieferantendatenbanken
• Erstellung von Berichten, Präsentationen und operativen Dokumentationen
• Gelegentliche Unterstützung des internationalen Teams, ggf. mit Reisen ins Ausland

Key requirements

• Erfahrung im Facility- oder Property-Management von Wohn- und Gewerbeobjekten; Schwerpunkt auf zentraler Londoner High-End-WV
• Souveräner Umgang mit Auftragnehmern, Angeboten, Budgets und Wartungsprogrammen
• Hochgradig organisiert; Mehrfachprioritäten gleichzeitig managen
• Proaktiv, eigenständig und selbstständiges Arbeiten
• Starke Administrative-, Schreib- und Kommunikationsfähigkeiten mit hoher Detailgenauigkeit
• Bereitschaft zu gelegentlichen internationalen Reisen

• gute Kommunikationsfähigkeit
• hohe Detailgenauigkeit
• proaktive Arbeitsweise
• Auftrags- und Lieferantenmanagement
• Wartungsplanung und -überwachung
• Berichtswesen und Dokumentation

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